Queridos lectores hasta la fecha no les había hablado sobre mi trabajo como administradora del Hotel Sol de Quito en la ciudad de Quito,Ecuador y propiedad de la familia de mi esposo, lo más curioso y el reto más grande como Mamá Multifacética no es solamente hacerme cargo de la administración del hotel sino además poder hacerlo a distancia, de hecho a más de 2,800 km y esto no sería posible sin 5 factores fundamentales. En realidad la administración del hotel a distancia es tema suficiente para una conferencia de varios días, es un tema muy amplio del cual les seguiré conversando en el futuro, para comenzar voy a darles las herramientas básicas que me han servido a mi y te pueden servir a ti para manejar cualquier tipo de negocio desde tu casa.
Gracias a la globalización, el internet y avances de la tecnología manejar un negocio a distancia ya no es un tema de ciencia ficción ni mucho menos limitado a las grandes empresas, por el contrario estos recursos nos ofrecen una oportunidad a todos los que tengamos la motivación para llevar a cabo cualquier negocio que tengamos en mente en cualquier parte del mundo.
Herramientas Indispensables para manejar un Negocio a Distancia:
Tecnología El internet es un recurso indispensable para poder manejar un negocio a distancia, especialmente en la industria hotelera es fundamental, ha venido a estrechar el contacto entre los huéspedes y el servicio que ofrecemos, a través de nuestra propia página web donde los huéspedes pueden realizar su reservación directamente, además tenemos socios estratégicos que todos ustedes en algún momento han utilizado como son Expedia.com, Booking.com, Trivago.com, que permiten vendernos a nivel mundial. Dentro de las operaciones diarias sirve también para estar en constante comunicación entre el equipo de trabajo y la gerencia, donde quiera que te encuentres a través de correo electrónico, calendarios compartidos vía Gmail.com, archivos compartidos de documentos google drive y dropbox. Para llevar a cabo las reuniones virtuales nos es de gran ayuda plataformas como skype, whatsapp, magic jack .En próximos blogs les comentaré a profundidad cuales son las plataformas más económicas e incluso gratuitas para poder manejar tu negocio al menor costo posible y como se utilizan.
Personal Capacitado Es fundamental trabajar de la mano de un equipo de trabajo, y nótese que no les llamo empleados, subordinados. El equipo de trabajo es fundamental porque todos somos necesarios para que el negocio salga adelante, las personas que conformen este equipo tienen que cumplir dos requisitos fundamentales: por una parte capacitación, este puede estar capacitado por tener un título académico o puede estar bien entrenado en su función una vez entra a formar parte del equipo, siguiendo los manuales de procedimientos en cada actividad asignada. Por otra parte debe tener motivación, es indispensable que el equipo de trabajo esté consciente de la importancia de su función dentro del negocio y que le guste su trabajo, que tenga motivación y responsabilidad.
Sistemas Este factor está muy ligado a la tecnología, pero quería mencionarlo por separado ya que es un punto que muchos dueños de negocios se olvidan y se quedan estancados en ser ellos el "cuello de botella" de su empresa, éste termino en administración se refiere a cuando uno como dueño, quiere hacer y supervisar todo lo que ocurre en su negocio, para poder liberarte y hacer que tu negocio avance es indispensable apoyarse de sistemas.
Un manual de operación, parece un término muy sofisticado pero un manual de operación se refiere a desarrollar un documento donde se detalla paso a paso como debe hacerse cada una de las funciones de un negocio, y hacer que cada colaborador lo memorice y aplique a la perfección. Otro sistema importante es, las plataformas para gestionar todo el proceso desde la toma de la reservación en mi caso, o el pedido en caso de un producto, hasta las formas de cobro y orden de pedidos. Existen un sin fin de plataformas, es cuestión de investigar y aplicar la que más se ajuste a tu negocio. Y por último y no menos importante es la asesoría del personal adecuado, si eres una empresa pequeña puedes subcontratar a las personas adecuadas para llevar a cabo funciones como marketing, contabilidad, desarrollo de página web, de esta forma planteas tus ideas pero las desarrollas con la ayuda del personal capacitado para hacerlo bien y te ahorrarás tiempo y dinero.
Confianza con Supervisión En este aspecto me refiero a dos tipo de supervisión, por una parte la instalación de cámaras de seguridad en las principales áreas operativas del negocio, en algunos países como Ecuador donde opera el Hotel Sol de Quito que yo administro, es permitido colocar cámaras con sonido, de manera que puedo no solo ver sino también escuchar todas las conversaciones en el área del alcance de la cámara, en Estados Unidos tengo entendido que es prohibido las cámaras con sonido en establecimientos de negocios, pero las cámaras tanto estáticas como de seguimiento si son permitidas y ofrecen una gran ayuda a los dueños de negocio en la supervisión de las actividades diarias de su empresa, incluso hay sistemas que tienen su propio APP a través del cual yo puedo ver todo lo que ocurre en el Hotel con apenas 5 segundos de retraso en la imagen directamente en mi celular. El otro tipo de supervisión es el basado en los cargos asignados dentro del equipo de trabajo, existe el personal de supervisión de habitaciones, y asistente administrativo encargados del control, supervisión y toma de decisiones en el lugar de trabajo . Ambos sistemas son los ojos del gerente en la planta o en este caso en el Hotel.
Gerencia Motivacional Este aspecto lo dejé para el final porque es en mi opinión el más importante, lo aprendí a raíz de la lectura del libro Bien Hecho del cual ya les escribí en un blog anterior. Me costó un tiempo implementarlo pero está funcionando bastante bien en mi equipo de trabajo, y es basar la administración en incentivar el comportamiento positivo de los miembros del equipo de trabajo, pedir con respeto, firmeza las actividades requeridas y agradecer una vez se cumplen correctamente. Un gerente que motiva e inspira es el que trabaja de la mano con el equipo de trabajo, en mi caso en las reuniones semanales que tenemos de forma virtual, insisto en que cada uno de nosotros, ellos desde cada una de sus funciones en la operación diaria del Hotel y nosotros ( mi esposo y yo) desde la gerencia en la toma de decisiones y de marketing, somos un equipo en conjunto, todos igual de necesarios para el correcto funcionamiento del negocio, la comunicación, el respeto y la motivación son fundamentales.En el Hotel Sol de Quito antes de ser Gerente Administrativa, yo fuí camarera de habitaciones, lavandera, recepcionista, contadora, mesera y aún hoy en día cuando viajo de sorpresa al Hotel, si es necesario hago las cosas y les enseño como quiero que ellos las hagan cuando yo no esté. El jefe ordena, pero el líder se pone al frente y muestra como se hace.
Les invito cordialmente a visitar Quito una ciudad llena de encanto, en el Hotel Sol de Quito estaremos gustosos de hacer de su estadía una experiencia inolvidable. Disfruten su viaje, hasta la próxima semana.
